[confirmation]ISERER Global tarafından sunulan Protokol ve Görgü Kuralları Kursumuza üye olduğunuz için teşekkür ederiz.
Bu mini kurs ile Protokol ve Görgü Kuralları ile ilgili temel bilgilere ulaşacak ve kişisel gelişim yolunda yolunuzu bir nebze daha aydınlatacaksınız.[/confirmation]

[info]Mini Protokol ve Görgü Kuralları eğitimimizde konular 6 hafta boyunca e-posta adresinize gönderilecektir. Bu kursları takip etmeniz ve kursumuzu tamamlamanız kişisel gelişiminiz için çok önemlidir. İstediğiniz zaman size gelen e-postaların altında yer alan “Üyelikten Çıkmak İstiyorum” linkini tıklayarak üyelikten ayrılabilirsiniz.[/info]

[warning]Önemli Hatırlatma! Eğer Bu kursa üye değilseniz kursa tam ve ücretsiz olarak kayıt olmak için Lütfen Tıklayınız.[/warning]

[error]Bu eğitimin sponsoru Liderlik Okulu’nun örgün eğitimlerine ulaşmak için tıklayınız.[/error]

[gs_8a]

Protokol ve Görgü Kuralları Eğitimi 3. Hafta

Merhaba ben Ezel Apaydın.
Geçen haftalarda tanışma ve tanıştırılmanın temel hususlarından ve tokalaşma ile hitap şekillerinin nasıl olması gerektiğinden bahsettik. Tanışma ve tanıştırılma kısmını tamamladığımıza göre bu haftaki eğitimimize TELEFONDA GÖRGÜ KURALLARI ile başlayalım.

TELEFONDA GÖRGÜ KURALLARI

Hepinizin bildiği üzere teknolojinin gelişmesiyle birlikte özellikle kamusal yaşamda neredeyse tüm görüşmeleri telefon üzerinden yapar olduk. Dolayısıyla yöneticiler ve görevliler telefon ile konuşurken uymaları gereken kuralları çok iyi bilmeli ve doğru uygulamalıdırlar.

Unutmayın telefonla konuşma başarısı sadece sesinize aittir. Bu yüzden ses tonu ve yüksekliği mutlaka karşıdaki kişinin rahatsız olmayacağı şekilde ayarlanmalıdır. Özellikle satış yapan kişiler sesleriyle iyi bir etki yaratmaya çalışır. Telefon konuşmaları sırasında uygulanabilecek kuralları şu şekilde belirleyebiliriz:

Konuşmalarınızın açık ve anlaşılır olmasına özen gösterin. Kullandığınız sözcükler tane tane ve dikkatle seçilmelidir. Kullandığınız her sözcükte gerekli vurguyu doğru şekilde yapabilirseniz etkileyici bir konuşma yaparsınız.

Telefonda konuşurken acele etmeden, ağır ağır konuşmak önemlidir. Yalnız bunu fazla abartmadan, karşınızdaki kişiyi sıkmayacak şekilde yapmanız gerektiğini unutmamalısınız.

Karşınızdaki kişi sizin yüzünüzü ve mimiklerinizi görmese de tebessüm ederek konuşmak sesinize ışıltı katacağından dinleyici üzerinde olumlu etki bırakmanızı sağlar.

Telefon iki defadan fazla çaldırılmadan açılmalıdır.

Özellikle dikkat ettiğim şey olağanüstü herhangi bir durum yoksa eğer sabah 9.00’dan önce ve akşam 21.00’dan sonra telefon açmamaktır. Siz de eğer bu saatlere özen gösterirseniz insanları fazla rahatsız etmemiş olursunuz.

Eğer arayan kişi sizseniz telefonu da beş defadan fazla çaldırmamaya özen gösterin.

Bir yere telefon ettiğinizde önce iyi günler dileyerek konuşmaya başlayın. Daha sonra nereden aradığınızı ve kim olduğunuzu belirterek kiminle görüşmek istediğinizi söyleyin.

Toplum olarak çok yaptığımız bir şeydir aslında, telefonla görüşürken odada bulunan başka biriyle de konuşmak. Bunun ne kadar yanlış bir davranış olduğunu söylememe gerek yoktur herhalde.

Önce karşınızdaki kişinin müsait olup olmadığını sormayı unutmayın. Müsait değilse eğer daha sonra tekrar arayın ya da müsait olduğu zaman sizi aramasını rica edin.

Konuşma süresini mümkün mertebe kısa tutmaya çalışın.

Konuşmayı başlatan kişinin bitirmesi gerekir denilse de aklınızdan çıkarmamanız gereken şey yaşı büyük olan kişinin önce konuşmayı bitirmesi gerekir. Konuşanlardan biri erkek diğeri kadın ise önce kadının konuşmayı bitirmesi beklenmelidir.

Telefonla konuşurken yüksek sesle, bağırarak ya da bunun tam tersi çok kısık sesle konuşmamaya özen gösterin.

İnsanlar mesleki sıfatları ile çağırılmaktan hoşlanırlar. Dolayısıyla konuşmalarınız sırasında kişilere sıfatlarıyla birlikte hitap edebilirsiniz. Profesör Tufan Sarıalp, Kaymakam Özlem Eroğlu… gibi.

Telefonla konuşurken karşınızdaki kişinin o anki ruh halini kavrayıp aynı şekilde karşılık verebilirseniz başarılı bir konuşma gerçekleştirme ihtimaliniz artacaktır.

Resmi telefon görüşmelerinde, telefon eden kişi önce iyi günler dileyerek söze başlamalı, sonra ad-soyadı ve gerekiyorsa eğer unvanını ve/veya kurumunu belirterek kendini tanıtmalıdır.

İş Ortamında Telefon Kullanımı

Özellikle iş ortamında telefonla nasıl konuşulacağına dair birçok kural vardır ancak insanlar ¨nasılsa karşımdaki kişiyi görmüyorum¨, diye yardımcı olmamayı tercih ederler.

Telefonla konuşurken yanında mutlaka kağıt kalem bulunmasına özen gösterin. Böylece ihtiyacınız olduğunda telefonla görüşürken bunları aramak için de vakit kaybetmezsiniz.

Telefona cevap verirken isminizi ve şirketinizin ismini kullanmayı unutmayın.

Not alırken özellikle arayan kişinin adını, bölümünü, şirketini ve telefon numarasını mutlaka not edin. Kendi adınızı ve arama saatini de eklemeyi unutmayın.

Telefonu kaldırır kaldırmaz cevap vermeniz ve diğer iş arkadaşınızla görüşmemeniz telefonda bekleyen kişi için olumlu bir etki yaratacaktır.

Telefonu ¨iyi günler¨, ¨hoşça kalın¨ diyerek kapatmayı alışkanlık haline getirin.

Telefonla görüşürken karşınızdaki kişiye ¨sizi bağlamaya çalışacağım¨ şeklinde ifadeler kullanmayın. Unutmayın siz o görevde işinizi bilen ve profesyonelce yapabilen biri olarak oturuyorsunuz. Bu yüzden telefonun nasıl bağlandığını öğrenin.

Cep Telefonu Kullanımı

Bildiğiniz üzere ülkemizde cep telefonu kullanımı neredeyse ilkokul yaşlarına kadar düşmüş durumda. Dolayısıyla cep telefonu zaman, mekan, sekreter, santral memuru gibi kavramları bir çırpıda silip atabilecek bir hal aldı. Her an her işimizi çözümleyebilmek ve hız kazanabilmek adına cep telefonlarımıza bağımlı halde yaşamaktayız. İşte bu noktada dikkat etmemiz gereken önemli hususlar doğmaktadır. Başkalarının haklarına saygı ve nezakete öncelik veren bu kurallara uyduğumuz sürece cep telefonları bize hiçbir sıkıntı yaratmadan ¨özgürlüğümüzün¨ bir sembolü olmaya devam edecek.

Yanınızda biri varken, eğer çok önemli bir telefon değilse telefonunuz çaldığında açmayın ya da yanınızdaki kişiden müsaade isteyip kenara çekilerek telefonla konuşun ancak konuşmayı fazla uzatmamaya özen gösterin.

Özellikle park, cadde, kaldırım gibi kalabalık ortamlarda yürürken diğer insanları rahatsız edecek şekilde yüksek sesle telefonla konuşmak çok kaba bir davranıştır. Otobüslerde, dolmuşlarda sizleri düşünmeden yüksek sesle konuşan kişiler yüzünden maruz kaldığınız gürültü kirliliğini hatırınıza getirdiğinize eminim. Bundan dolayı toplu taşıma araçlarında mümkünse telefonla konuşmayın. Eğer konu acilse telefona bakılmalı ancak alçak sesle konuşulması gerektiği unutulmamalı.

Cep telefonları en fazla üç defa çaldırılmalı. Eğer telefona cevap verilmiyorsa kesinlikle gün içinde art arda aramalar yapılmamalıdır.

Arayacağımız kişi ile samimi değilsek ve çok acil bir durum yoksa Pazar günleri aramamaya özen göstermeli, karşımızdaki kişiye saygı duymalıyız.

Aradığınız kişiye ulaşamadığınızda çok önemli bir konu ise mesaj göndererek kişiyi bilgilendirmek uygun olacaktır..

Cep telefonu ile yapacağınız görüşme iş görüşmesi ise unvan ve statü ABARTILMADAN belirtilmeli ancak sosyal bir görüşme ise belirtilmemesi daha uygun olmaktadır.

Herhangi birinin numarasını o kişinin izni olmadan kesinlikle bir başka kişiye vermeyin. Önce o kişiden izin alın. Sıklıkla başıma gelen ve dertli olduğum bir konudur bu. Yer gelmişken şunu da belirteyim, aradığınız kişide numaranız kayıtlı değilse ve o kişi telefonunuza cevap vermediyse mesaj atarak kim olduğunuzu mutlaka bildirin.

Belki çok başınıza geliyor ve rahatsızlığınız en tepeye ulaşıyordur. Hangi konuda mı? Bulunduğunuz ortam dışına çıkan bir arkadaşınız/ yakınınız var ama telefonunu o odada bırakmış. Telefon bangır bangır çalıyor ve cevaplayan yok. Çıldırmamak elde değil. Sizin başınıza böyle bir şey geldiğinde ne yapacaksınız, eğer dışarı çıkmanız gerekiyor ve telefonunuzu da o ortamda bırakmanız gerekiyor ise mutlaka telefonu titreşime ya da sessize alarak ortamdan ayrılacaksınız. Bu sayede istemeden de olsa kimseyi rahatsız etmemiş olacaksınız.

Opera, sinema, tiyatro, cami vb. yerlerde telefonları mutlaka kapatmalı, en kötü ihtimalle sessiz konuma almak gerektiğini unutmamalı. Sinemada tam filme odaklanmışken telefonun sesiyle irkildiğinizi ya da yanınızda oturan kişinin bembeyaz ekranının o karanlıkta gözlerinizin içine içine girdiğini bir düşünün. Öğrencilerimden çoğu camide namaz kılarken horon ya da Ankara havası eşliğinde namaz kılmak istemediklerini belirtiyorlar. Haksız da sayılmazlar! Ne demişler; ¨Hak ile irtibat için halk ile irtibat kesilmeli¨

Bizler medeni bir toplumun saygı değer üyeleri olduğumuzdan telefonları kullanma adabına uymazsak kibar bir ifade ile ¨görgü eksiğimiz¨ olduğunu söylemek zorundayım. Bu haftalık dersimiz bu kadar, sevgiyle ve SAYGI ile kalmanız dileğiyle.
Gelecek haftaki eğitimimizde görüşmek üzere…
Yaprak Ezel Apaydın
Not: Bu arada bu eğitimin katılım belgesini almak isteyenler detaylı bilgiye bu linkten ulaşabilirsiniz.

Örgün Liderlik ve Yöneticilik Diploma Programı için Buradan Bilgi Alabilirsiniz.

Liderlik Okulu Facebook Sayfası | Erkut Ergenç Facebook Sayfası | Erkut Ergenç Twitter Hesabı
Yaprak Ezel Apaydın Twitter Hesabı
[/gs_8a]

[gs_4z]

[sidebar id=”sidebar-01″]

[/gs_4z]